Firma di documento a fornitore

Per essere sicuri di avere sempre tutti i prodotti necessari per creare una buona pizza, è essenziale avere un magazzino ben organizzato.

Il magazzino di un ristorante è infatti più delicato da gestire rispetto alla maggior parte dei magazzini di comuni negozi, proprio perché si aggiunge ovviamente il fattore “cibo” da considerare, in particolare per quel che riguarda la scadenza dei prodotti e per la loro disponibilità in base alla composizione della singola pietanza: è necessario tener conto delle materie prime e del loro utilizzo per determinate pietanze, imponendo di conseguenza uno scarico di magazzino focalizzato e ancora più attento.

È proprio dalla corretta organizzazione del magazzino che sarà possibile avere sempre sotto controllo i prodotti in scadenza e quelli in sottoscorta, così da evitare da una parte inutili sprechi e dall’altra figuracce di fronte alle richieste del cliente che non possono essere soddisfate per mancanza di materie prime: un “no” a un ordine equivale a un “no” nel guadagno.

Per facilitare il lavoro, molti locali d’asporto utilizzano un software gestionale per la gestione del magazzino, così da organizzare la meglio le scorte di uno o più magazzini e poter monitorare appunto prodotti finiti e relative materie prime usate per la loro composizione, ma anche per poter gestire i carichi da ordini a fornitore e gli scarichi in base a ricette, giacenza media e inventari.

Nel caso in cui non si riuscisse ad essere riforniti prima del termine di un ingrediente, alcuni programmi per pizzerie d’asporto consentono di impostare un blocco per l’ingrediente esaurito, che di conseguenza renderà in automatico non disponibili anche le pietanze che lo contengono: l’utente verrà avvisato dal software e potrà riferire direttamente al cliente la non disponibilità di un determinato prodotto o di parte di questo.

I diversi ingredienti ordinati dai diversi fornitori possono essere ordinati in modo automatico da questi programmi gestionali, alcuni dei quali consentono anche la movimentazione degli ingredienti da diversi magazzini nel caso di realtà multi-locale.

La gestione del magazzino e dei riordini diviene ancora più delicata con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica che andrà a sostituire definitivamente le fatture cartacee a partire dal 1 gennaio 2019. Infatti non si parlerà più solo di fatturazione elettronica per la PA (Pubblica Amministrazione), ma diventerà una realtà anche tra privati: tanto per il pagamento a fornitori quanto nei rapporti all’Agenzia delle Entrate diventerà essenziale essere in grado di gestire l’invio e la ricezione delle fatture in formato XML.

La fatturazione elettronica permetterà un notevole guadagno in termini economici per quel che riguarda la stampa, ormai obsoleta, l’invio e la conservazione delle fatture in formato elettronico, ma al tempo stesso comporterà un notevole impegno (soprattutto all’inizio) per riuscire a seguire al meglio tutto il processo di fatturazione e gli obblighi a cui prestare attenzione:

  • Creazione del file in formato XML
  • Apposizione della firma digitale a garanzia dell’autenticità del documento (da acquistare)
  • Invio della fattura elettronica al SdI (Sistema di Intercambio – il sistema dell’Agenzia delle Entrate per il controllo della corretta fatturazione)
  • Controllo dell’avvenuta ricezione; in caso contrario, modifica del documento e ricarico
  • Conservazione del file secondo le modalità e i tempi previsti dalla legge

ALCUNE INFORMAZIONI CHE POTREBBERO INTERESSARE:

* Con l’invio del file al SdI è necessario aspettare la notifica di ricezione e di approvazione del documento, controllare periodicamente in modo autonomo, in caso di mancata approvazione è necessario ripetere tutto l’iter dall’inizio. FALSO. I software gestionali debitamente pensati consentiranno di vedere immediatamente notificate sia la presa in carico della fattura che la sua consegna o la mancata consegna.

*La conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire in maniera autonoma nel caso in cui risultasse nel tempo necessario ripresentare il documento a fini di controllo. FALSO. La conservazione sostitutiva può essere gestita in modo automatico dai programmi per fatture, liberando l’utente dall’onere di doverci pensare in prima persona

* Nel caso di disservizio o di necessità di assistenza, non è possibile avere supporto. VERO e FALSO. L’Agenzia delle Entrate non prevede nessun tipo di supporto nel caso in cui ci fossero dei problemi con il servizio, differentemente i software dedicati consentono assistenza e garanzie di servizio regolamentate secondo contratto

* La firma elettronica a certificazione del documento va pagata. VERO e FALSO. La firma elettronica deve essere acquistata, ma con determinati programmi gestionali sarà possibile includere la firma digitale nel servizio.

* Non tutti i programmi consentono sia la ricezione che l’invio di fatture elettroniche. VERO. Ma sarebbe opportuno anche essere in grado di ricevere le fatture nel nuovo formato elettronico, così da poter meglio tenere tracciati i pagamenti ai fini di legge.

* Non sarà possibile gestire i clienti non a norma di fattura elettronica (esteri), per i quali sarà necessario trasformare manualmente il file XML per consentirne la lettura. FALSO. Alcuni software gestionali consentono l’invio di una mail con il link per visualizzare la fattura, pur non essendo supportata dal cliente.

L’adeguamento è obbligatorio, la decisione di come adeguarsi è a discrezione dell’azienda. Se oltre al risparmio in termini monetari si è interessati anche ad un risparmio di tempo, sarà possibile affidarsi a programmi gestionali per fatture pensati appositamente per questo fine.

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