Se sei convinto che la tua attività per asporto non possa funzionare senza la tua presenza e per questo motivo sei costantemente al locale a destreggiarti tra le molteplici attività quotidiane, questo è l’articolo che fa per te.
In queste righe approfondiamo i sistemi per far funzionare il tuo business anche quando non puoi essere nel tuo locale e scopriamo come metterli in pratica.
Un supporto prima dell’apertura del locale
Partiamo da un primo punto essenziale: la formazione dei dipendenti.
Un’attenta formazione è fondamentale per permettere ai tuoi collaboratori di sapere come muoversi in tua assenza, soprattutto in caso di imprevisti, affinché non si trasformino in problemi.
In questi momenti di confronto dovrai essere capace di trasmettere non solamente procedure chiare e semplici da seguire, che sono il primo passo per assicurarti il corretto svolgimento delle mansioni quotidiane, ma anche i valori del tuo business, affinché li facciano propri e li riportino nel lavoro quotidiano.
Questo è un compito che può essere svolto solo da te o da tuoi collaboratori più fidati, con anni di esperienza nella tua attività.
E una volta formati?
Una volta formati, per essere certo che ognuno di loro sia in grado di portare a termine il proprio incarico, puoi demandare il supporto a sistemi digitali all’avanguardia.
Alcuni software avanzati come Speedy® ti permettono per esempio di registrare tutti i passaggi di una specifica mansione, inclusi i dettagli approfonditi, con immagini e video da seguire passo dopo passo per non commettere errori.
Grazie a questa funzionalità non sarà necessario essere presente al locale per ricordare le procedure ai tuoi dipendenti e controllare il loro operato, lo farà il software al posto tuo finché non saranno abbastanza autonomi da portarle a termine.
Un esempio concreto: immagina di dover assegnare il compito di creare i panetti per la pizza. Con la funzione appena citata sarà possibile:
- Indicare in modo preciso tutti gli ingredienti per comporre l’impasto e le loro quantità
- Far visualizzare tramite video come amalgamarli per arrivare allo staglio desiderato
- Indicare il peso che deve raggiungere ogni porzione di impasto
- Inserire immagini per chiarire meglio come si vuole che venga chiuso
- Precisare le tempistiche di riposo della pasta
L’operatore partirà dal primo passaggio, completato il quale lo confermerà e potrà passare al secondo, fino al completamento di tutta la preparazione e il passaggio alla task successiva.
L’entrata in servizio
È arrivato il momento di aprire l’attività per il turno lavorativo.
Se controllare la presenza dei tuoi dipendenti e i loro orari di lavoro sembrano per forza richiedere la tua di presenza al locale, ti sorprenderà sapere che anche in queste attività il digitale può fare le tue veci.
Tramite appositi badge personali è possibile registrare le entrate e le uscite dei tuoi dipendenti e valutare assenze e straordinari direttamente dal software di cassa, ricavando a fine mese tutti i dati per poter elaborare le loro paghe.
L’entrata in servizio per i fattorini può invece essere gestita direttamente da app dedicata, integrata con il sistema gestionale: una volta effettuato il login nell’app, con un semplice click sarà possibile per i rider rendersi disponibili per le consegne o avvisare che si tratta dell’ultima corsa prima della fine del loro turno, così da automatizzare anche questo aspetto.
Non sarà quindi più necessario controllare di persona la presenza dei tuoi dipendenti, perché ci penserà il software a confermare i loro turni al locale.
Seguire tutte le fasi del servizio
Nelle attività quotidiane tipiche di un business con servizio delivery, ogni reparto può trovare un valido alleato nella tecnologia, che, grazie alle sue molteplici funzioni, riesce a sopperire alla tua assenza nel locale.
Vediamo come.
Per l’utente al banco
I flussi di cassa
Uno dei compiti più delicati da affidare agli utenti al banco è la gestione dei flussi di cassa. Molto spesso i titolari di locali per asporto decidono di non allontanarsi dalla loro attività proprio per gestire in prima persona tutte le responsabilità legate alla cassa. Ma in realtà non è necessario.
Con i giusti sistemi integrati al proprio software gestionale, è possibile affidare il compito di gestire i pagamenti direttamente ai cassetti Rendiresto, casse automatiche che controlleranno al posto del cassiere la correttezza del conto e la validità del denaro, fornendo il resto corretto.
Un altro passaggio estremamente delicato è la chiusura di cassa giornaliera, che va effettuata nella maniera corretta per non incorrere in sanzioni.
Per essere certo che sia completata senza errori puoi affidarti a software come Speedy®, che guidano e supportano il personale durante tutti i passaggi. Non solo: in base a quanto registrato durante la giornata lavorativa, sarà il programma gestionale a richiedere eventuali motivazioni per discrepanze sull’incassato.
Le ordinazioni
Un’altra mansione assegnata al personale che lavora al banco, svincolata dalla cassa ma altrettanto importante, è l’inserimento delle ordinazioni telefoniche. Con sistemi all’avanguardia sarà possibile gestirla meglio di quanto potresti fare anche tu:
- saresti in grado di riconoscere il cliente direttamente dal numero di telefono dal quale ti chiama? Speedy® può. Con il riconoscimento del cliente alla chiamata, la sua scheda anagrafica viene aperta in automatico, ottimizzando il tempo per l’inserimento dei suoi dati.
- i tuoi dipendenti riescono a ricordarsi i nomi di tutte le pietanze del menu? Con sistemi gestionali come Speedy® basterà ricercare gli ingredienti richiesti dal cliente per visualizzare tutte le preparazioni che li contengono, supportandoli nella selezione del piatto corretto
- sapresti frenare in tempo l’ordinazione di una pietanza con un ingrediente terminato? La funzione di bloccare automaticamente le ricette di cui è finito un ingrediente ti permette di non incorrere in brutte figure con i tuoi clienti
- riusciresti ad organizzare gli ordini in base alle zone di consegna? Con Speedy® è il software che evidenzia nel planner le fasce orarie in cui sono state inserite altre consegne della stessa zona, così da ottimizzare i percorsi dei rider e permetterti di risparmiare tempo e carburante
Questi sono solo alcuni modi in cui un software smart può sostituirti nelle attività quotidiane migliorandole.
Per la tua cucina
Ma il supporto di software gestionali all’avanguardia non si ferma certo al banco. È possibile ottimizzare tramite funzioni specifiche anche il lavoro della tua cucina, come avevamo visto in un altro articolo dedicato.
Se per esempio sei ancora abituato a fornire direttamente le comande cartacee ai cuochi per avvisarli di avviarne la produzione, cosa aspetti a rivoluzionare questa attività?
A dettare i tempi di produzione alla cucina permettendo ai tuoi dipendenti di concentrarsi solo sulle pietanze da preparare, ci possono pensare sistemi come i Kitchen Monitor.
Da questi monitor di cucina è possibile non solo visualizzare direttamente le comande di tutti i centri di produzione, ciascuna con le proprie specifiche e un tempo massimo di gestione, ma anche procedere con la produzione dei piatti automaticamente, facendo calcolare il momento giusto al software.
Per i fattorini
In che modo possono essere aiutati i rider non potendo contare sulla tua presenza nel locale? Con un sistema pensato appositamente per loro e per le loro necessità.
Avevamo già approfondito in un altro articolo dedicato tutti i vantaggi che assicura un’app per fattorini.
Grazie a questa sarà possibile per i tuoi rider gestire autonomamente le consegne da effettuare, controllando tutte le informazioni del cliente e dell’ordine direttamente dall’app.
Non sarà più necessario un tuo accertamento diretto, ci penserà la funzione di check-list ad esigere dal fattorino un controllo puntuale dell’ordine, per assicurarsi la presenza di tutti gli articoli della comanda.
Gli ordini da consegnare potranno essere automaticamente organizzati in base alla distanza dal locale: con un solo click ci penserà l’app a creare il percorso migliore ed avviare la navigazione.
E se il rider partisse in ritardo con una consegna e tu non fossi presente al locale per avvisare il cliente?
Anche questa attività può essere svolta dai sistemi di marketing automation che, al verificarsi di determinati eventi come la partenza tardiva o la consegna in ritardo di un ordine, invieranno in automatico una comunicazione al destinatario, associandovi anche un buono di scuse per portarlo ad ordinare nuovamente da te.
In questo modo sarà il software a lavorare alla fidelizzazione e alla soddisfazione del cliente al posto tuo.
Il controllo dopo la fine del servizio
Come sono andate le vendite del locale in tua assenza? Come si sono comportati i tuoi dipendenti? Sono stati riscontrati problemi che richiedono un tuo intervento? Puoi scoprirlo anche al di fuori dalla tua attività!
Grazie a sistemi in cloud come Zefiro, direttamente integrati con il software di cassa Speedy®, ti sarà possibile controllare ovunque ti trovi e da qualsiasi device cosa è successo nella tua attività mentre non eri presente.
Potrai approfondire:
- tutti i dati di vendite, incassi, pagamenti
- se la chiusura di cassa è andata a buon fine se la chiusura di cassa e la trasmissione dei corrispettivi telematici sono andati a buon fine
- gli ingredienti terminati per cui è necessario inoltrare un ordine ai fornitori
- eventuali anomalie riscontrate durante la giornata lavorativa, come sconti non giustificati o scontrini eliminati, con il loro utente di riferimento
Sarà come non esserti mai allontanato dall’attività.
Dare autonomia senza perdere il controllo della tua attività è possibile, e lo abbiamo visto in questo articolo. Permetti al tuo business di funzionare anche senza la tua presenza costante, scrivici per scoprire tutte le funzionalità di Speedy® che possono supportarti anche in tua assenza.
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